Bedingungen einer
Zertifizierung

Erteilung, Aufrechterhaltung, Erweiterung, Einschränkung, Aussetzung, Annullierung und Entzug einer Zertifizierung durch die IFTA AG

Voraussetzung jeder Zertifizierung/ Prüfung/ Zulassung durch die IFTA AG ist, dass

  • mit dem Kunden ein gültiger Vertrag besteht,
  • der Kunde eine normkonforme Managementdokumentation des Unternehmens bzw. eine Produkt- oder Maßnahmenspezifikation vorlegt,
  • eine Auditierung/ Prüfung in seinem Unternehmen zulässt und
  • die Abarbeitung der Korrekturmaßnahmen im vereinbarten Zeitraum gewährleistet.

Jegliche signifikanten Änderungen, die Einfluss auf das zertifizierte Produkt/ die zertifizierte Maßnahme bzw. das zertifizierte Managementsystem nehmen können, sind der IFTA AG mitzuteilen. Danach richtet sich das weitere Vorgehen im laufenden Verfahren. Folgende Möglichkeiten bestehen:

Bedingungen für Änderungen ohne Einfluss auf die Zertifizierung

Änderungen, die keinen Einfluss auf die Zertifizierung an sich haben (wie z. B. der Unternehmensbezeichnung, des Straßen-/ Ortsnamens, neue Geschäftsführung oder Berufung eines neuen betrieblichen Beauftragten), können nach Rücksprache mit dem Systemverantwortlichen und/ oder dem QMB ohne erneute/s Audit/ Prüfung vor Ort durch den Verfahrenskoordinator bearbeitet werden. Die sich daraus ergebenden Aktivitäten (wie z. B. Änderung des Datenbankeintrags oder Änderung des Zertifikats) werden durch den Verfahrenskoordinator vorgenommen und entsprechend dokumentiert.

Bedingung für die Erteilung einer Zertifizierung

Die IFTA AG erteilt einer Organisation die Zertifizierung ihres Managementsystems, ihrer Produkte/ Produktsysteme erst nach erfolgreicher Auditierung und vorheriger Zustimmung durch den Zertifizierungsausschuss (d. h. nach Zustimmung des formellen Entscheiders und des fachlichen Entscheiders/ Reviewers/ Vetoprüfers) vertragsgemäß und nach festgelegten spezifischen Systemvorgaben. Dabei beschränkt sich die IFTA AG auf den im Rahmen der Machbarkeitsprüfung festgelegten und im Audit verifizierten Geltungsbereich. Im Rahmen der Erteilung der Zertifizierung werden, wenn dies den Normvorgaben bzw. Vorgaben von Systemgebern entspricht, ein Zertifizierungszeichen sowie die Bedingungen zu dessen Nutzung der Organisation zur Verfügung gestellt.

Im Falle einer negativen Zertifizierungsentscheidung wird dies der Organisation unter Nennung der Gründe schriftlich durch den Vorstand der IFTA AG mitgeteilt.

Bedingung für die Aufrechterhaltung einer Zertifizierung

Die IFTA AG überwacht in festgelegten Abständen die erteilten Zertifizierungen. Im Rahmen dieser Überwachungstätigkeit beschränkt sie sich auf den im letzten Audit verifizierten Geltungsbereich bzw. auf den vor der Überwachung durch die Organisation und die IFTA AG spezifizierten Geltungsbereich. Die Überwachung schließt die Prüfung der Bezugnahme auf das Zertifizierungssystem und die Verwendung von Zertifikaten und Zeichen ein. Die Aufrechterhaltung der Zertifizierung wird der Organisation erst nach vorheriger Zustimmung durch den Zertifizierungsausschuss (d. h. nach Zustimmung des formellen Entscheiders und des fachlichen Entscheiders/ Reviewers/ Vetoprüfers) bestätigt/bescheinigt.

Änderungen, die im Rahmen der Überwachung festgestellt werden und Auswirkungen auf den Geltungsbereich und/ oder das aktuell gültige Zertifikat der Organisation haben (u. a. Zu- und Abgänge von Standorten), bedürfen immer der Freigabe durch den Zertifizierungsausschuss und bedingen die Ausstellung eines neuen Zertifikates/ einer neuen Anlage/eines neuen Anhangs/ eines neuen Unterzertifikates.

Änderungen, die im Rahmen der Überwachung festgestellt werden und die ausschließlich struktureller Art sind (u. a. Mitarbeiterzahlen oder Schichtbetrieb), bedürfen der nachweislichen Überprüfung durch den Verfahrenskoordinator und ggf. des Systemkoordinators. Ergibt sich aus dieser Überprüfung ein Änderungsbedarf gegenüber den vertraglichen Rahmenbedingungen mit der Organisation, ist diese darüber schriftlich zu informieren und ihre Zustimmung einzuholen.

Die Organisationen sind verpflichtet sich regelmäßig vertragsgemäß bzw. nach festgelegten spezifischen Systemvorgaben einem Audit/einer Prüfung zu unterziehen und dabei nachzuweisen, dass das Produktzertifizierungssystem bzw. Managementsystem aufrechterhalten und weiter geführt wird.

Bei absehbarer Überschreitung der Fristen zum Audit erfolgt:

  • eine rechtzeitige Information der IFTA AG an die DAkkS und/ oder den Systemträger und/oder die zuständige Behörde mit der Bitte um Genehmigung einer befristeten Verschiebung, wenn diese durch eine Organisation stichhaltig begründet ist.
  • eine Aussetzung des Zertifikates durch die IFTA AG für einen maximalen Zeitraum von sechs Monaten und wenn notwendig bzw. gefordert eine Information an die DAkkS, den Systemträger oder die zuständige Behörde, falls eine befristete Verschiebung durch eine Organisation nicht stichhaltig begründet ist.
  • bei grundlegenden oder nachgewiesenen Gründen, die an der Seriosität der Organisation zweifeln lassen sowie beim Vertrauensverlust in das etablierte Management- bzw. Produktzertifizierungssystem der Organisation behält sich die IFTA AG das Recht vor, die Zertifizierung nicht aufrechtzuerhalten.

Bedingung für die Fortgeltung einer Zertifizierung

Für die Fortgeltung einer Zertifizierung von Produktzertifizierungssystemen bzw. Prüfsystemen, die durch Behörden überprüft werden, gilt:

Die Organisation muss sich entsprechend den Vorgaben des jeweiligen Produktzertifizierungssystems/der jeweiligen Verordnung regelmäßigen Audits/Prüfungen stellen.

Für die Fortgeltung einer Zertifizierung von Managementsystemen gilt:

Die Organisation muss sich vertragsgemäß und entsprechend den Regelungen in den zutreffenden Verfahrensanweisungen der IFTA AG einem Re-Zertifizierungsverfahren unterziehen und dabei nachweisen, dass das Managementsystem aufrechterhalten und weiter geführt wird.

Kann das Re-Zertifizierungsverfahren nicht fristgemäß abgeschlossen werden, ist eine Fortgeltung eines zertifizierten Managementsystems nicht möglich. Das Zertifikat erlischt und das Zeichen darf nicht mehr für Werbezwecke verwendet werden.

Bei grundlegenden oder nachgewiesenen Gründen, die an der Seriosität der Organisation zweifeln lassen sowie beim Vertrauensverlust in das etablierte Management- bzw. Produktzertifizierungssystem der Organisation behält sich die IFTA AG das Recht vor, die Zertifizierung nicht fortzusetzen.

Bedingung für die Erweiterung bzw. Einschränkung einer Zertifizierung/ Prüfung

Die IFTA AG kann den Geltungsbereich einer Organisation einschränken, wenn Teile der Organisation die Anforderungen des Managementsystems nicht erfüllen.

Außerdem kann auf schriftlichen Antrag der Organisation der Bereich der Zertifizierung/Prüfung erweitert bzw. eingeschränkt werden. Durch den Vorstand der IFTA AG und das Auditoren-/Prüferteam wird die weitere Verfahrensweise festgelegt und die Organisation schriftlich darüber informiert.

Möglichkeiten:

  • Kann davon ausgegangen werden, dass sich der Erweiterungsbereich in das bisher bestehende Produktzertifizierungs- bzw. Managementsystem der Organisation einbinden lässt, wird dieser im Rahmen eines Folge- bzw. Überwachungsaudits mit auditiert/ geprüft. Nach erfolgreicher Auditierung/ Prüfung wird die Bereichserweiterung auf einem neuen Zertifikat mit der maximalen Gültigkeitsdauer des bisherigen Zertifikates ausgestellt.
  • Ist zu erwarten, dass die beabsichtigte Bereichserweiterung das bisherige Managementsystem stark verändert, wird eine Neu- bzw. Re-Zertifizierung empfohlen.
  • Bei einem Antrag auf Einschränkung des Zertifizierungsbereiches wird im Rahmen eines Folge- bzw. Überwachungsaudits die Funktionsfähigkeit des Produktzertifizierungs- bzw. Managementsystems überprüft. Nach dem erfolgreichen Audit wird auf einem neuen Zertifikat der aktuelle Bereich der Zertifizierung formuliert. Die Gültigkeitsdauer des neuen Zertifikates entspricht der des bisherigen Zertifikats.

Bedingung für die Aussetzung einer Zertifizierung

Die Zertifizierungsstelle setzt die Zertifizierung für maximal 6 Monate aus, wenn das Managementsystem einer Organisation die Anforderungen dauerhaft oder schwerwiegend nicht erfüllt. Eine Aussetzung der Zertifizierung von Managementsystemen erfolgt außerdem, wenn der vertraglich vereinbarte Überwachungszeitraum überschritten worden ist.

Auf schriftlichen Antrag der Organisation kann die Zertifizierung bzw. eine Genehmigung in begründeten Fällen ausgesetzt werden (z. B. zeitweilige Einstellung eines Produktions- bzw. Fachbereiches, eines Produktes, grundlegende betriebliche Umstrukturierungen usw.). Durch den Vorstand der IFTA AG wird nach Rücksprache mit dem zuständigen Auditoren-/ Prüferteam eine Aussetzung für einen definierten Zeitraum schriftlich bestätigt. Dabei wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass in dieser Zeit das Zertifikat bzw. das Zeichen nicht im Geschäftsverkehr und für Werbezwecke genutzt werden dürfen. Erst nach einem erneuten Überwachungs- bzw. Re-Zertifizierungsaudit oder kurzfristig angekündigtem Audit kann das Zertifikat bzw. die Genehmigung zur Zeichennutzung wieder erteilt werden.

Bedingung für den Entzug einer Zertifizierung

Bei Missbrauch der Zertifizierung wird die Zertifizierung bzw. die Genehmigung zur Zeichennutzung entzogen.

Der Missbrauch eines Zertifikates/einer Genehmigung zur Zeichennutzung liegt vor, wenn der Zertifikatinhaber/ Genehmigungsinhaber:

  • Dritte über den Zertifizierungsumfang im Unklaren lässt oder diesen falsch wiedergibt,
  • das Zertifikat/ die Genehmigung nicht entsprechend des abgeschlossenen Vertrages benutzt,
  • trotz Aussetzung oder Fristablauf das Zertifikat/die Genehmigung weiterhin benutzt.

Missbrauch liegt ebenso vor, wenn die Bedingungen, die bei Vergabe des Zertifikates vorlagen, nicht mehr gegeben sind.

Bei Feststellung des Missbrauchs erfolgt:

  • eine Abmahnung mit Information an die DAkkS und/ oder die BLE und/ oder den Systemträger,
  • Streichung aus der Liste der zertifizierten Organisationen und ggf. eine Veröffentlichung des Missbrauchs auf der Website der IFTA AG.

Führt dies nicht zur Einstellung der missbräuchlichen Nutzung des Zertifikates/ der Genehmigung zur Zeichennutzung, ist der Rechtsweg zu beschreiten.

Annullierung der Gültigkeit eines Zertifikates/ einer Genehmigung

Eine Annulierung der Gültigkeit eines Zertifikates/ einer Genehmigung erfolgt

  • wenn der Zertifikatinhaber/ Genehmigungsinhaber zur Zeichennutzung in Konkurs geht,
  • wenn das Unternehmen/ die Organisation des Zertifikatinhabers/ Genehmigungsinhabers zur Zeichennutzung in einem größeren Unternehmen aufgeht und eine Übernahme des Zertifizierungsvertrages nicht erfolgt,
  • wenn das Unternehmen/ die Organisation des Zertifikatinhabers/ Genehmigungsinhabers zur Zeichennutzung sein Hauptgeschäftsfeld ganz oder teilweise ins Ausland verlegt. Bei gewünschter Aufrechterhaltung ist ein neues Zertifizierungsverfahren einzuleiten.

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